屌絲創業：“線上辦公室”優于集中辦公創投
要用每月1萬5來運作貝波網，確實坑爹了點。好在我這么多年屌絲不是白當的，這情況還基本在預料之內。為了讓項目有可能運作6個月，只能再砍掉一些固定成本，得讓1萬5花出5萬的效果。因為3個人的工資本就不在計劃內，所以第一個被砍的成本就是辦公室的房租。為何辦公室租金第一個被砍?這就得從貝波網這個項目的特性開始說起了。
貝波網是個服飾定制平臺，初期的切入點是中高端的男裝定制，主要品類是襯衫、西裝和中裝。平臺的一端是用戶，另一端是大量的手藝人(初期主要就是裁縫)，而平臺則處理定制過程中的所有問題，比如提供上門量身服務、進口優質的布料、多段式的質量控制等，由此讓用戶可以在家就輕松享受到定制這種優質而又個性化的服飾消費體驗。整個項目的規劃雖然基本是原創，并且在過程中發生過很大的變遷才成了這樣的形態，但后來發現就初期模式來看，似乎可以看成是中國版的J Hilburn，兩者間不乏相似之處。
因為這樣的運營方式，在平臺的初期運作中，我們這個三人團隊，一個要在用戶間跑來跑去為他們提供服務，另一個要在裁縫和布料商間跑來跑去調配資源，剩下的一個是開發人員，在家里有電腦就行，還得兼任客服的工作。外部的合作者們，比如為我們在歐洲購買布料的幾個合作人，經常性大半年不見人。總之因為沒有人會在辦公室里辦公，租下一個辦公室或者房間用來集中辦公意義不大，而且往返反而浪費時間。從初期的規劃來看，除了人員工資，租金成本是固定成本中最大的一塊了，所以也是第一個被動刀的部分。
集中辦公在很多方面是有優勢的，比如交流高效，比如互相之間的監督作用，這些都是必不可少的東西。雖然要省下辦公室的費用，但我也不能接受大幅度的效率下降。有沒有能把這些缺點彌補掉的解決方案?我想到的是通過辦公協作工具來彌補效率上的損失，以此在線上模擬出一個虛擬的辦公室來。
為了創建一個線上辦公室，我先腦補了整個團隊在一個線下辦公室中工作的場景。作為一個運營、供應鏈、產品技術分工明確的三人小團隊，現階段的項目運作大致會有以下協作需求。
1、個人溝通：某個成員與另一名成員為其負責的任務而產生的高頻次交流。
2、集體交流：某個成員告知所有其他成員相關任務的進展情況。
3、會議：所有成員就復雜問題進行演示和集體討論。
4、任務布置：某個成員為完成任務而請求其他成員的協助。
5、任務跟蹤：任務相關人員追蹤某個任務的完成情況，和推進關聯任務間的銜接。
6、文檔協作：某兩個成員間發生的文檔編寫和確認任務。
完成動作拆解，接下來只要找出適合我們這個團隊的，并具有針對性的協作工具，在我看來就可以達到接近辦公室中face to face辦公的效果了。
這里要感謝下騰訊。在上面提到的6大需求中，前三個都通過騰訊的2個產品QQ和微信得到了很好的解決，尤其要提一下的是QQ群的群視頻功能。就我的個人經驗看來，QQ群視頻可能是最實用的遠程會議應用，而且還免費。一方面它基于QQ群，所以不需要進行額外的安裝，使用簡單。另一方面，qq群視頻具有非常強大的交互功能，不僅可以進行free talk和視頻對話，還有屏幕分享和ppt演示的功能。通過一些簡單的圖示配合屏幕分享，不管是UI的更改還是服務流程的變更都可以很明確地完成討論，我們的項目啟動至今還沒有為了討論問題而進行face to face的會議。記得當年剛畢業那會在某外企里，每周和總部開例會，都要先讓部門助理提前預定會議室，并申請使用polycom，之后所有人提前等在會議室里開會，現在想想實在是又費錢又費力還低效。
騰訊的產品大家都比較熟悉了，所以我只稍微提一下。我著重想談談為了任務管理和文檔協作而部署的兩個協作工具——Tower和夠快云庫。
先說說夠快云庫，使用夠快云庫是為了解決文件協作的問題。首先我認為所有團隊都需要一個網盤來代替U盤這種上個時代的產物這點是毫無疑問的。其次，我們現在在初創期，大多數東西還是以pic、doc或者excel來保存，如果放在本地的話，檢索時容易產生很多信息干擾。另一方面，很多文檔比如面料信息、裁縫信息相關的文件都需要多人共同更新維護，并且時常會出現針對某個文件的討論，還有文件版本的反復，將這些討論與文件建立聯系以做參考也是很有必要。綜合考慮下，認為夠快云庫比起同步盤、金山企業網盤等其他網盤類產品更合適。
云庫是夠快在去年12月推出的新產品，和他們之前的網盤服務相比，雖然云庫具有一般網盤的都具備的功能，比如同步備份、歷史版本恢復等。但這個產品的設計思路更傾向于文件協作，而非文件存儲，這是打動我的地方之一。網盤大多數都是參照dropbox，采用“文件同步”方式，將本地的文件和云端的文件互相備份。這樣做的優點是用戶在隨時隨地都可以打開文件進行查看，連上網之后就能對本地或者云端的文件進行更新。但缺點是占用存儲空間和系統資源。夠快云庫雖然也具有文件同步的功能，但他們在產品端都更強調“索引同步”技術，鼓勵用戶以云端存儲文件為主，并直接對云端的文件進行修改，而不是更改本地文件后再同步到云端。同時夠快又做了個智能緩存的技術，能分辨文檔的使用頻率，確保本地沒有文件也能在離線狀態打開文件編輯。這個功能是對云端文件無法在離線狀態使用和更改的一個彌補。雖然很多人傾向使用google docs進行文件協作，但我們團隊的成員包括我自己都更習慣與通過wps或office來進行文件處理，更重要的是在沒有VPN的時候google docs根本無法使用，這很限制他的使用場景。很多海外服務既然一開始就被我排除了，google也不能例外。
使用云庫的第二個原因是夠快的產品設計和商務模式對中小企業比較友好。他的網盤容量可以免費無限擴展，雖然可能我們的項目連他的初始容量都用不完，不過至少這讓人感覺很舒服。其次相對很多企業網盤，他的權限管理功能更平滑，沒有復雜的層級結構設計，而是以文件庫為核心，將庫中的成員進行簡單的分類，這樣大家都可以都能很快上手。最后就是費用的問題，夠快云庫是按高級功能進行收費的，比如災備、調用api等，主要面向大企業，對像我們這樣沒有災備需求的小團隊或中小企業用戶，使用云庫沒有額外的成本。
再說說任務協作。因為是遠程辦公，對于任務跟蹤的需求變得尤其突出，不只是我要跟蹤另外兩個成員的任務，他們的任務瓶頸很大程度上取決于我的進度，所以他們也需要跟蹤我的任務。但是現在我們三人團隊每個人都是功能化的運作，相互之間在任務布置上的粒度并不算是太細。就國內的協作工具來看，主要也就是tower、teambition、worktile這三個比較有看頭，而我在立項時選擇了tower。這并不是一個經過深度思考的理性選擇，很大程度上是因為純銀曾撰文強烈推薦tower。正因為如此，在實際使用后，我現在對這個選擇有點后悔。
整體來說，tower是個很簡練的任務協作工具，上手難度很低。比起worktile或者teambition，tower的功能更簡單。對新手來說，跟隨“熟悉tower”這個內置項目的流程走一遍，就可以基本把這個工具給搞明白了，快的話大概5~10分鐘也就OK了。在我看來這個就是tower最大的優點，就任務協作工具來說，tower是個幾乎任何團隊都能部署的產品，除非你們的團隊實在是太笨了。部署tower之后，我們團隊的辦公效率確實有一定的提高，比如之前要完成某件工作，需要先回憶工作的內容，然后再到QQ群或者其他記錄文檔來獲取相關的信息，但部署tower之后，這些信息都被整合在了一起，省去了很多不必要的時間成本。
說過tower的好處，我想說說為何我打算換掉tower。tower的界面是上一段提到的三家產品中最復古的，采用列表式的展示方式。這樣的展示方式放在移動端上沒有問題，但放在web端上就顯得有些粗糙。沒有dashboard，所有模塊占用的位置、尺寸都是固定的，看起來就像個bbs。tower在web端上的首頁排序，將討論內容置于頂端，然后才是任務列表，這樣的結構搭配列表式的展示方式就感覺相當不直觀。雖然大概可以明白為何tower會將討論置頂，但由于我們團隊的討論用的是2個即時通訊工具，在tower中的關注點更多是某個任務有沒有做，或者做的結果是怎樣，并不會形成太多tower內的交互，或者說是為了查閱方便，我們還刻意避免一些非必要信息進入tower，這樣一來將討論置頂就沒有意義了。
我們團隊現在的分工，每個人都在負責自己的部分，團隊之間的協作更多時候是取決于某個任務的結果而非過程，這樣就注定任務的粒度，至少是為他人布置任務的粒度不會很細。這樣的使用方式與tower的特點是由矛盾的，顯然tower在產品設計上是希望用戶通過tower來進行一種粒度很細的管理方式，這樣讓我們使用起來感覺別扭。而且tower不關注已經完成的任務，將這些任務的層級藏得很深。比起tower的這種理念，teambition或worktile這種將待完成、進行中、已完成三類任務在任務頁中分布排列的方式更適合我們團隊的使用習慣。
后記：
現在的工作狀態，我們團隊成員間的任務的指派都通過tower來完成，并通過微信通知對方confirm和交流細節。文檔編輯好就直接上傳夠快，同樣也通過微信群告知所有人。我會看需要決定是否會在周五與其中一位成員碰頭討論供應鏈或產品研發上的問題，此外每周會有兩天在晚上十點的時候進行線上會議。除了前幾天進行公司注冊的時候需要所有股東到場簽名，還沒碰到需要三人同時出現在線下某個地方的情況。相比面對面工作來說，現階段并沒有太顯著的效率下降。其實夠快云庫和tower只是協作工具中的一小部分，但考慮到現階段的必要性和團隊的學習成本，其他產品的部署雖然已有規劃(例如知識庫)，但不會在這個階段就開始使用。
額外提一下選型的問題。事實上在項目選型時我基本沒有考慮國外的項目，盡管其中有想evernote、hackpad、trello、asana這樣優秀的產品，而且還有新冒起的Slack一直讓我很好奇。當然這不是單純因為我支持國貨，主要是基于幾個因素考慮的。首先，我沒有時間對這些項目進行一個一個的對比測試，所以需要進行一次快速的篩選。其次，這些協作工具很多都沒有漢化版，看著一堆英文讓人覺得心煩，也要照顧到未來加入團隊的小伙伴的英文水平。最后，大多數產品國內都有翻版，tower等都是經過微創新和本地化之后的優秀產品。我一向不是“產品原教旨主義者”，比起Gmail來說，QQmail和foxmail都讓我用地更舒服，所以我并不認為一定有必要使用國外的產品。因此，我在選型時幾乎是直接剔除了所有國外的項目。
總得來說，協作工具讓今天的創業者具備了更高效的工作條件，他們之間良好的互相作用能使得離散型的團隊高效運作，達成一個線上辦公室的效果。但不管是夠快也好，金山也好，tower也好，teambition和worktile也好，每個產品都有其特點，而且都有他們各自的支持者。如果要通過協作工具來提高團隊工作的效能，最重要的就是對自身團隊工作情況的分析，選擇對自己團隊最有利的產品和運作方式。
PS：其實在本文完成的時候我剛剛和上海某孵化器簽訂了租賃合約。不管線上的效率如何高，要注冊公司也是沒法繞過政府行政環節的。雖然說起來也可以用虛擬注冊地址等手段，但項目未來也會要補充新的人員，再加上身處在一堆創業者中間有點像是吸二手煙的感覺，會被這種氣氛相互帶動，權衡下來還是決定租下一個線下辦公地點。不過預計“云端辦公室”依然將成為我們團隊的主導。
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